Szkolenie wstępne BHP – czy może być online?

Coraz więcej obowiązków kadrowych i szkoleń firmowych realizowanych jest przez internet. Nic więc dziwnego, że pracodawcy często pytają, czy również szkolenie wstępne BHP może zostać przeprowadzone online. Odpowiedź brzmi: tak, ale wyłącznie w ściśle określonych przypadkach.

W większości sytuacji samo udostępnienie pracownikowi prezentacji, filmu lub kursu e-learningowego nie wystarczy do prawidłowego przeprowadzenia szkolenia wstępnego BHP.

Czym jest szkolenie wstępne BHP?

Szkolenie wstępne BHP przeprowadza się przed dopuszczeniem nowo zatrudnionej osoby do wykonywania pracy. Pracodawca nie może dopuścić pracownika do obowiązków, jeżeli nie posiada on dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Obowiązek zapewnienia szkolenia spoczywa na pracodawcy, a szkolenie powinno odbywać się w czasie pracy i na jego koszt. Wyjątek dotyczy między innymi pracownika, który podejmuje pracę na tym samym stanowisku u tego samego pracodawcy bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej umowy o pracę.

Szkolenie wstępne BHP obejmuje:

• instruktaż ogólny,

• instruktaż stanowiskowy.

Każda z tych części ma inny cel i sposób realizacji.

Na czym polega instruktaż ogólny?

Instruktaż ogólny ma zapoznać pracownika przede wszystkim z:

• podstawowymi przepisami BHP wynikającymi z Kodeksu pracy,

• zasadami bezpieczeństwa obowiązującymi w danym zakładzie,

• regulaminem pracy,

• sposobem postępowania w razie wypadku lub pożaru,

• zasadami udzielania pierwszej pomocy.

Instruktaż ogólny powinien zostać przeprowadzony przed rozpoczęciem pracy. Zgodnie z ramowym programem trwa minimum trzy godziny lekcyjne, czyli co najmniej 135 minut.

Nie powinien ograniczać się do przesłania pracownikowi materiałów do samodzielnego przeczytania. Musi być przeprowadzony przez osobę posiadającą odpowiednią wiedzę, aktualne szkolenie BHP oraz przygotowanie pozwalające na prawidłową realizację programu.

Czym jest instruktaż stanowiskowy?

Instruktaż stanowiskowy przygotowuje pracownika do bezpiecznego wykonywania obowiązków na konkretnym stanowisku. Przeprowadza się go między innymi dla pracowników zatrudnianych na stanowiskach robotniczych oraz innych stanowiskach, na których występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe lub uciążliwe.

Instruktaż powinien odbywać się na stanowisku, na którym pracownik będzie wykonywał swoje obowiązki. Obejmuje między innymi:

1. Rozmowę wstępną z pracownikiem,

2. Omówienie zagrożeń i oceny ryzyka zawodowego,

3. Pokaz bezpiecznego sposobu wykonywania pracy,

4. Próbne wykonanie czynności przez pracownika,

5. Samodzielną pracę pod nadzorem instruktora,

6. Sprawdzenie wiedzy i umiejętności pracownika.

Pozytywny wynik sprawdzianu stanowi podstawę dopuszczenia pracownika do pracy na określonym stanowisku.

Z tego powodu instruktażu stanowiskowego dla operatora maszyny, pracownika produkcji, magazyniera, budowlańca czy pracownika technicznego nie można zastąpić zwykłym kursem internetowym bhp.

Czy szkolenie wstępne BHP może odbyć się online?

Szkolenie wstępne BHP może być przeprowadzone w całości online w przypadku osoby przyjmowanej do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe, gdy praca zdalna została uzgodniona już przy zawieraniu umowy o pracę.

W takiej sytuacji szkolenie może zostać przeprowadzone za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, na przykład w formie:

• wideokonferencji prowadzonej przez instruktora,

• szkolenia na platformie internetowej bhp,

• kursu e-learningowego połączonego z możliwością kontaktu z prowadzącym,

• spotkania online zakończonego sprawdzeniem wiedzy.

Pracownik może potwierdzić ukończenie takiego szkolenia w postaci papierowej albo elektronicznej. Możliwość przeprowadzenia całego szkolenia online(e-elearning) wynika bezpośrednio z przepisów dotyczących pracy zdalnej.

Kiedy szkolenie online nie jest wystarczające?

Pełne szkolenie wstępne BHP nie powinno być przeprowadzane wyłącznie online w przypadku pracowników, którzy:

• wykonują pracę stacjonarnie w zakładzie pracy,

• pracują na stanowiskach robotniczych,

• obsługują maszyny lub urządzenia techniczne,

• są narażeni na czynniki niebezpieczne, szkodliwe albo uciążliwe,

• wykonują pracę w magazynie, na produkcji, budowie lub w warsztacie,

• muszą praktycznie zapoznać się ze sposobem wykonywania czynności.

W takich przypadkach konieczny jest bezpośredni kontakt z instruktorem oraz praktyczne przeprowadzenie instruktażu stanowiskowego na rzeczywistym stanowisku pracy.

Materiały, prezentacje, filmy instruktażowe lub testy bhp online mogą stanowić uzupełnienie szkolenia, ale nie zastępują pokazu czynności, próbnego wykonania pracy oraz oceny umiejętności pracownika.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że przepisy pozwalają na zdalne przeprowadzanie szkoleń wstępnych wyłącznie w odniesieniu do pracowników administracyjno-biurowych zatrudnianych do wykonywania pracy zdalnej.

Czy pracownik biurowy pracujący w siedzibie firmy może odbyć szkolenie wstępne bhp przez internet?

Samo zatrudnienie na stanowisku administracyjno-biurowym nie oznacza automatycznie, że całe szkolenie wstępne może odbyć się elearningowo.

Wyraźny wyjątek przewidziany w Kodeksie pracy dotyczy osoby przyjmowanej do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe, dla której praca zdalna została uzgodniona przy zawieraniu umowy. W przypadku pracownika biurowego wykonującego obowiązki w siedzibie firmy bezpiecznym i zgodnym z aktualnym stanowiskiem organów nadzoru rozwiązaniem jest przeprowadzenie instruktażu przez pracownika służby bhp w formie bezpośredniej - stacjonarnie lub "na żywo" przy pomocy komunikatora(videoinstruktaż, videokonferencja).

Samo wysłanie pracownikowi linku do kursu, prezentacji lub filmu, bez właściwego instruktażu i możliwości kontaktu z prowadzącym, może zostać uznane za niewystarczające.

Szkolenie online a elektroniczne potwierdzenie szkolenia

Od 12 grudnia 2025 roku pracownik może potwierdzić odbycie instruktażu ogólnego i stanowiskowego w postaci papierowej lub elektronicznej. Również osoba przeprowadzająca instruktaż stanowiskowy może elektronicznie potwierdzić jego przeprowadzenie i dopuszczenie pracownika do pracy.

Potwierdzeniem elektronicznym może być dokument lub wiadomość pozwalająca ustalić, kto złożył dane oświadczenie. Pracodawca powinien następnie dokonać odpowiedniej adnotacji w karcie szkolenia wstępnego oraz dołączyć elektroniczne potwierdzenie albo jego odwzorowanie.

Należy jednak odróżnić dwie kwestie:

• elektroniczne potwierdzenie odbycia szkolenia,

• przeprowadzenie samego szkolenia wstępnego bhp przez internet.

Możliwość elektronicznego podpisania lub potwierdzenia karty nie oznacza, że każde szkolenie wstępne BHP może automatycznie odbyć się online. Nowelizacja przepisów zmieniła sposób dokumentowania szkolenia, ale nie rozszerzyła grupy pracowników, których można szkolić całkowicie zdalnie.

Jak prawidłowo zorganizować szkolenie wstępne BHP online?

W przypadku pracownika administracyjno-biurowego zatrudnianego do pracy zdalnej/hybrydowej szkolenie powinno:

• zostać przeprowadzone przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania obowiązków,

• odpowiadać programowi szkolenia opracowanemu dla danej grupy stanowisk,

• uwzględniać zagrożenia charakterystyczne dla pracy zdalnej/hybrydowej,

• obejmować zasady ergonomicznej organizacji stanowiska komputerowego,

• przedstawiać zasady bezpiecznego korzystania ze sprzętu,

• umożliwiać konsultacjeń osobie prowadzącej,

• kończyć się sprawdzeniem przyswojonej wiedzy,

• zostać prawidłowo udokumentowane.

Pracodawca powinien również przekazać pracownikowi ocenę ryzyka zawodowego oraz informacje dotyczące bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej/hybrydowej.

Kto może przeprowadzić szkolenie wstępne BHP?

Instruktaż ogólny może przeprowadzić między innymi:

• pracownik służby BHP,

• osoba wykonująca u pracodawcy zadania służby BHP,

• pracodawca samodzielnie wykonujący zadania tej służby,

• pracownik wyznaczony przez pracodawcę, posiadający kwalifikacje służby bhp, odpowiednią wiedzę, umiejętności i aktualne szkolenie BHP.

Instruktaż stanowiskowy przeprowadza najczęściej pracodawca albo wyznaczona osoba kierująca pracownikami, która posiada aktualne okresowe bhp odpowiednie kwalifikacje, doświadczenie zawodowe i przygotowanie w zakresie prowadzenia instruktażu stanowiskowego.

Jakie są konsekwencje nieprawidłowego szkolenia?

Za organizację szkolenia BHP odpowiada pracodawca. W razie kontroli czy wypadku powinien wykazać nie tylko posiadanie karty szkolenia, ale również to, że szkolenie zostało faktycznie i prawidłowo przeprowadzone.

Nieprawidłowości mogą zostać stwierdzone szczególnie wtedy, gdy:

• szkolenie przeprowadzono już po rozpoczęciu pracy,

• pracownik jedynie podpisał kartę bez odbycia instruktażu,

• nie przeprowadzono wymaganej części stanowiskowej,

• program nie został dostosowany do stanowiska,

• szkolenie przeprowadziła osoba bez wymaganej wiedzy lub uprawnień.

W razie wypadku przy pracy brak właściwego szkolenia może mieć istotne znaczenie przy ocenie odpowiedzialności pracodawcy.

Podsumowanie – czy wstępne szkolenie BHP może być online?

Tak, ale pełne szkolenie wstępne BHP online jest dopuszczalne przede wszystkim dla pracownika przyjmowanego na stanowisko administracyjno-biurowe, który od początku zatrudnienia ma wykonywać pracę zdalną/hybrydową.

W pozostałych przypadkach, zwłaszcza na stanowiskach robotniczych, produkcyjnych, magazynowych i technicznych, konieczne jest przeprowadzenie instruktażu ogólnego na żywo z wykładowcą oraz stanowiskowego bezpośrednio na stanowisku pracy.

Kurs internetowy bhp może być wartościowym elementem szkolenia, jednak nie zawsze zastąpi wymagany prawem instruktaż. Przed wyborem formy szkolenia należy więc uwzględnić rodzaj stanowiska, sposób wykonywania pracy, występujące zagrożenia oraz obowiązujący program szkolenia.